Notulen Dorpsradenoverleg

Aanwezig:

Dorpsraad Akersloot (E.Woestenburg, C.Hageman, T.Langkemper)
Dorpsraad Bakkum (M. Meijer, T. Klören, J. van Soest)
Dorpsraad De Woude (R.Hoogland, H. ten Veen, J van der Meer, J.Zwaneveld, J Boeschoten)

Agenda:

1) Introductie

2) Pijnpunten

3) Speerpunten

4) Afsluiting

Ad 1) Introductie

Deze avond is georganiseerd op initiatief van de Dorpsraad De Woude. R.Hoogland opent de vergadering. Iedereen stelt zich voor en vat samen wat de verwachting is voor deze vergadering.
Het doel van de avond is om de afgelopen college periode te evalueren en te kijken of er op het gebied van het kernenbeleid verbeteringen nodig zijn.
De agenda is erop gericht om allereerst te inventariseren wat de verschillende pijnpunten zijn die bij de dorpsraden leven. Daarna zullen we proberen een beperkt aantal gezamenlijke speerpunten te benoemen. Deze speerpunten zullen in de komende jaren voor de dorpsraden als meetpunt gaan gelden voor het verbeteren van de politieke en ambtelijke samenwerking tussen Gemeente en dorpsraden.

Ad 2) Pijnpunten

Er worden veel ervaringen uitgewisseld over de wijze waarop de samenwerking tussen individuele dorpsraden en de Gemeente in de afgelopen collegeperiode is verlopen. Naast een aantal positieve reacties over de ontwikkelingen in de afgelopen periode zijn er ook flink wat reacties.

De volgende pijnpunten worden genoemd:

· De dorpsraden willen het liefst werken aan concrete issues die leven bij de plaatselijke gemeenschap. De Gemeente stelt zich vaak zeer formeel op, waardoor de procedures belangrijker lijken dan de problemen die er mee moeten worden aangepakt.

· In de omgang met de Gemeente wordt vaak gecommuniceerd met B&W en/of het ambtelijk apparaat. Het gebrek aan ‘feeling’ van de raadsfracties met de concrete agenda’s van de dorpsraden leidt over en weer tot onbegrip over politieke keuzes die gemaakt (moeten) worden

· In voorkomende gevallen wordt de dorpsraad gebruikt als ‘doorgeefluik’ of als ‘excuus’.

· Kern(wijk)gericht werken
Alhoewel het kernenbeleid een belangrijk onderdeel van het collegeprogram is, blijkt keer op keer dat het ambtelijk apparaat niet echt is ingericht om wijkproblemen integraal te ‘managen’, waardoor er een grote versnippering ontstaat. Voor elk probleem is er weer een andere ambtenaar verantwoordelijk.

· Selectieve informatievoorziening
Het gevoel is dat de informatievoorziening vanuit de Gemeente naar de dorpsraden in sommige gevallen nogal selectief is. De verschillende gemeentelijke instanties hebben een verschillend informatiebeleid naar de dorpsraden. Over de invulling van de contactfunctie wordt verschillend gedacht.
In een aantal gevallen hanteert de Gemeente nog steeds een aanpak, waarbij na maandenlange radiostilte er plotseling binnen 2 dagen gereageerd moet worden op een bepaald stuk.

· Ingangen in het ‘gemeentelijk systeem’. Het is voor de dorpsraden niet eenvoudig om aan te sluiten op de bestuurlijke processen/cycli.

Ad 3) Speerpunten

In het laatste deel van de vergadering wordt gekeken welke de belangrijkste speerpunten zijn:

1) Het contact met de gemeenteraad moet verbeterd worden

a. De dorpsraden erkennen dat het van belang is dat zij actiever met de diverse raadsfracties in debat en overleg gaan.

b. In gezamenlijk overleg zal bepaald moeten worden wat daarvoor de beste manier is.

2) Verbeteren van de informatievoorziening

a. De informatievoorziening zal moeten worden verbeterd. De dorpsraden zullen in hun contacten met de gemeente meer en beter gebruik moeten maken van de contactfunctie.

b. De kwaliteit van de informatievoorziening zal in de komende periode verbeterd moeten worden door tijdig, juist en volledig te informeren.

3) Kernenbeleid dient versterkt en zichtbaar te worden

a. Bij het opstellen van het nieuwe college programma

b. Door het wijkgericht werken ook te ondersteunen vanuit het ambtelijk apparaat

c. Door het informeren van en het adviseren door de dorpsraden

d. Door operationele maatregelen binnen de uitvoerende organisatie

Ad 4) Afsluiting

De vergadering concludeert dat dit een zeer nuttig overleg was, dat navolging verdiend. In eerste instantie zullen de dorpsraden een gezamenlijk persbericht opstellen met daarin de belangrijkste conclusies van deze avond. Daarna zullen ze bepalen op welke wijze dit overleg voortgezet kan worden.

Aktielijst

Aktie:	Omschrijving	Wanneer	Wie	Status
001	Notulen	1 maart	De Woude	Klaar
002	Concept persbericht	4 maart	De Woude	Open
003	Vergadering tav College-program	April	De Woude	Open

Met vriendelijke groeten,

Uw gelegenheidssecretaris,